Autoleasing: de juiste vragen om vooraf te stellen

Autoleasing: de juiste vragen om vooraf te stellen

Of het nu gaat om een start-up die aan zijn eerste bedrijfswagens denkt of om een onderneming met een omvangrijk wagenpark: een leasingformule kiezen is meer dan maandbedragen vergelijken. Budget, kilometrage, looptijd, diensten, flexibiliteit en dagelijks beheer zijn stuk voor stuk parameters die best vastliggen vóór er iets wordt ondertekend.

Voor een onderneming is de bedrijfswagen tegelijk een mobiliteitsinstrument, een kostenpost en, in veel gevallen, een onderdeel van het verloningsbeleid. De keuze van een leasingformule verdient dus een bredere blik dan die op de wagen alleen.

Hoeveel budget voor mobiliteit?

De eerste vraag is uiteraard financieel: welk maandelijks budget kan de onderneming vrijmaken voor de mobiliteit van haar medewerkers? Dat budget bepaalt niet alleen welk type wagen haalbaar is, maar ook welke diensten in het contract kunnen worden opgenomen. Het loont om in totale kosten te denken in plaats van enkel in maandbedragen. Een formule met een lagere huurprijs kan bijvoorbeeld minder diensten omvatten en meer kosten ten laste van de onderneming met zich meebrengen. Omgekeerd kan een vollediger contract de kosten verbonden aan het gebruik van de wagen beter beheersbaar maken.

Het beschikbare budget moet ook worden afgetoetst aan het wagenparkbeleid van de onderneming. Niet alle medewerkers hebben noodzakelijk dezelfde behoeften en dezelfde rechten. Een duidelijke car policy kan dan ook verschillende wagencategorieën en de bijbehorende voorwaarden vastleggen.

Hoeveel kilometer wordt er echt gereden?

De jaarlijkse kilometrage is een ander essentieel onderdeel van het contract. Een te lage inschatting kan op het einde van het contract extra kosten opleveren, terwijl een te hoge inschatting ertoe kan leiden dat er betaald wordt voor kilometers die uiteindelijk nooit worden gereden.

Het is dus beter om, wanneer de gegevens beschikbaar zijn, te vertrekken van het werkelijke gebruik van de bestaande wagens. Voor een onderneming die haar wagenpark opstart, ligt de oefening uiteraard moeilijker. Dan moet rekening worden gehouden met de functie van de medewerker, zijn gebruikelijke professionele verplaatsingen en, in voorkomend geval, zijn woon-werkverkeer.

De looptijd van het contract hangt daarmee samen. Drie, vier of vijf jaar beantwoorden niet aan dezelfde behoeften, noch aan hetzelfde niveau van flexibiliteit. Het juiste evenwicht hangt onder meer af van het profiel van de gebruiker en van de manier waarop de onderneming de vernieuwing van haar wagenpark ziet.

Operationele of financiële leasing?

De keuze tussen operationele en financiële leasing moet eveneens van bij het begin worden gemaakt. Beide formules volgen een andere logica en dragen niet dezelfde verantwoordelijkheden over op de onderneming.

Operationele leasing maakt het onder meer mogelijk een belangrijk deel van het beheer van de wagen en de bijbehorende diensten toe te vertrouwen aan de leasingmaatschappij. De onderneming kent zo vooraf beter de kosten die aan het gebruik verbonden zijn en kan een deel van de administratieve en operationele opvolging uitbesteden.

Financiële leasing gaat uit van een andere benadering, met onder meer een andere logica wat eigendom en beheer van de wagen op het einde van het contract betreft. De keuze hangt dus evenzeer af van de financiële behoeften als van de wil van de onderneming om bepaalde verantwoordelijkheden al dan niet zelf te houden.

Een universele formule bestaat niet: de keuze moet worden gemaakt op basis van de structuur, de omvang van het wagenpark, de interne middelen en de doelstellingen van de onderneming.

Welke diensten moeten erin zitten?

Eens de formule gekozen, moet nog worden bepaald wat in het contract wordt opgenomen. Onderhoud, herstellingen, banden, pechbijstand of een vervangwagen kunnen deel uitmaken van de aangeboden diensten, afhankelijk van de gekozen formule.

Ook hier kunnen de behoeften sterk verschillen. Een kleine onderneming zonder eigen fleetafdeling heeft er mogelijk baat bij meer taken uit te besteden. Een grotere organisatie met eigen middelen kan er daarentegen voor kiezen bepaalde verantwoordelijkheden intern te houden.

Die afweging moet ook de behoeften van de bestuurders omvatten. Hoe eenvoudiger het proces voor hen is, hoe minder de onderneming moet tussenkomen in het dagelijkse beheer van de wagens.

"Wat op het moment van ondertekening bijkomstig lijkt, kan essentieel worden wanneer een onderneming verandert."

Hoeveel flexibiliteit bij veranderingen?

De vraag naar flexibiliteit is bijzonder belangrijk voor groeiende ondernemingen. Een start-up kan vandaag tien medewerkers tellen en morgen enkele tientallen. Ook een meer gevestigde onderneming kan te maken krijgen met wijzigingen in personeelsbestand, mobiliteitsbeleid of organisatie.

Het is dus zinvol om van bij het begin na te gaan hoe het contract op die evoluties inspeelt. Wat gebeurt er wanneer een medewerker de onderneming verlaat? Kunnen bepaalde voorwaarden worden aangepast? Hoe wordt een wijziging van de voorziene kilometrage opgevangen? Welke mogelijkheden zijn er wanneer de mobiliteitsbehoeften veranderen?

Die elementen lijken bij de ondertekening misschien bijkomstig, maar ze winnen sterk aan belang wanneer de situatie van de onderneming verandert.

Opties en uitrusting niet vergeten

De keuze van een wagen houdt niet op bij merk en model. Uitrusting, opties en accessoires kunnen eveneens een impact hebben op de maandelijkse kost en op de contractvoorwaarden.

Een onderneming moet dus bepalen welke uitrusting onmisbaar is voor haar medewerkers en welke eerder onder comfort of persoonlijke keuze valt. Dat onderscheid kan in de car policy worden opgenomen, zeker wanneer er meerdere wagencategorieën of verschillende budgetniveaus bestaan.

Een vergelijking tussen meerdere offertes moet bijgevolg betrekking hebben op configuraties die zo dicht mogelijk bij elkaar liggen. Enkel twee maandbedragen vergelijken, zonder rekening te houden met de wagens, de uitrusting en de inbegrepen diensten, kan een onvolledig beeld geven van de werkelijke kost.

Fleetmanagement neemt het over

Wanneer het wagenpark groeit, duikt al snel een andere vraag op: wie gaat dat allemaal dagelijks beheren?

Fleetmanagement omvat een reeks taken die veel verder gaan dan het bestellen van wagens. De opvolging van contracten en kilometrages, het beheer van bestuurders, onderhoud, banden, schadegevallen, de vernieuwing van de wagens, reporting en de toepassing van de car policy behoren tot de vele elementen die moeten worden opgevolgd.

Voor een onderneming met enkele wagens kan dat beheer nog intern gebeuren. Naarmate het wagenpark groeit, neemt de hoeveelheid informatie en taken echter snel toe. De ondersteuning van een leasingpartner kan dan helpen om een deel van dat beheer te centraliseren.

Ook digitale tools spelen een steeds grotere rol. Ze moeten vlootverantwoordelijken vlot toegang geven tot de informatie die ze nodig hebben, en de bestuurders tegelijk een eenvoudige toegang bieden tot de diensten die aan hun wagen verbonden zijn.

Vancia Mobility Lease rolt momenteel stapsgewijs zijn nieuwe klantenportaal uit. Doel is de toegang tot informatie en diensten te vereenvoudigen en klanten een extra instrument te bieden om hun wagenpark op te volgen.

Een aanwezigheid over de grens heen

Voor ondernemingen met activiteiten in meerdere landen kan ook de geografische dimensie meespelen bij de keuze van een partner. Een coherent mobiliteitsbeheer wordt immers complexer wanneer medewerkers en wagens over meerdere markten verspreid zijn.

Vancia Mobility Lease is via Vancia France ook actief in Frankrijk. Dankzij die aanwezigheid kan de groep ondernemingen met mobiliteitsbehoeften aan beide kanten van de grens begeleiden, als verlengstuk van haar fleetmanagementactiviteit buiten de Belgische markt.

Voor een onderneming die over haar mobiliteitsstrategie nadenkt, is de keuze voor leasing dus een beslissing die veel verder reikt dan die voor een automodel. Budget, kilometrage, looptijd, diensten, flexibiliteit, digitale tools en fleetmanagement moeten samen worden bekeken. Pas door die verschillende behoeften vooraf helder te krijgen, wordt het mogelijk een formule en een begeleidingsniveau te kiezen die echt op maat van de onderneming zijn.