Leasing automobile : les bonnes questions à se poser avant de se lancer

Leasing automobile : les bonnes questions à se poser avant de se lancer

Qu’il s’agisse d’une start-up qui envisage ses premiers véhicules de société ou d’une entreprise déjà équipée d’une flotte importante, choisir une formule de leasing ne se résume pas à comparer des mensualités. Budget, kilométrage, durée, services, flexibilité et gestion quotidienne sont autant de paramètres à définir avant de signer.

Pour une entreprise, le véhicule de société représente à la fois un outil de mobilité, un coût et, dans de nombreux cas, un élément de la politique salariale. Le choix d’une formule de leasing mérite donc d’être envisagé dans une perspective plus large que celle du seul véhicule.

Quel budget consacrer à la mobilité ?

La première question est évidemment financière : quel budget mensuel l’entreprise peut-elle consacrer à la mobilité de ses collaborateurs ? Cette enveloppe doit permettre de déterminer non seulement le type de véhicule accessible, mais aussi les services qui pourront être intégrés au contrat.
Il est utile de raisonner en coût global plutôt qu’en seule mensualité. Une formule affichant un loyer moins élevé peut, par exemple, inclure moins de services et entraîner davantage de frais à charge de l’entreprise. À l’inverse, un contrat plus complet peut permettre de mieux maîtriser les dépenses liées à l’utilisation du véhicule.
Le budget disponible doit également être mis en perspective avec la politique automobile de l’entreprise. Tous les collaborateurs n’ont pas nécessairement les mêmes besoins et les mêmes droits. Une car policy claire peut dès lors définir

Combien de kilomètres sont réellement parcourus ?

Le kilométrage annuel constitue un autre élément essentiel du contrat. Une estimation trop basse peut entraîner des coûts supplémentaires en fin de contrat, tandis qu’une estimation trop élevée peut conduire à payer pour des kilomètres qui ne seront finalement jamais parcourus.

Il est donc préférable de partir, lorsque les données sont disponibles, de l’utilisation réelle des véhicules existants. Pour une entreprise qui démarre sa flotte, l’exercice est évidemment plus complexe. Il faut alors tenir compte de la fonction du collaborateur, de ses déplacements professionnels habituels et, le cas échéant, de son trajet domicile-travail.

La durée du contrat est liée à cette réflexion. Trois, quatre ou cinq ans ne correspondent pas aux mêmes besoins ni au même niveau de flexibilité. Le bon équilibre dépend notamment du profil de l’utilisateur et de la manière dont l’entreprise envisage le renouvellement de sa flotte.

Leasing opérationnel ou financier ?

Le choix entre leasing opérationnel et leasing financier doit également être posé dès le départ. Les deux formules répondent à des logiques différentes et ne transfèrent pas les mêmes responsabilités à l’entreprise.

Le leasing opérationnel permet notamment de confier au loueur une partie importante de la gestion du véhicule et des services associés. L’entreprise connaît ainsi davantage à l’avance les coûts liés à son utilisation et peut externaliser une partie du suivi administratif et opérationnel.

Le leasing financier répond à une autre approche, avec notamment une logique différente concernant la propriété et la gestion du véhicule au terme du contrat. Le choix dépend donc autant des besoins financiers que de la volonté de l’entreprise de conserver ou non certaines responsabilités.

Il n’existe pas de formule universelle : le choix doit être effectué en fonction de la structure, de la taille de la flotte, des ressources internes et des objectifs de l’entreprise.

Quels services faut-il inclure ?

Une fois la formule choisie, il reste à déterminer ce qui doit être inclus dans le contrat. Entretien, réparations, pneus, assistance ou encore véhicule de remplacement peuvent faire partie des services proposés, selon la formule retenue.

Là encore, les besoins peuvent varier considérablement. Une petite entreprise ne disposant pas d’un service fleet aura peut-être intérêt à externaliser davantage de tâches. Une organisation plus importante disposant de ses propres ressources pourra, au contraire, choisir de conserver certaines responsabilités en interne.

Cette réflexion doit également porter sur les besoins des conducteurs. Plus le processus est simple pour eux, moins l’entreprise doit intervenir dans la gestion quotidienne des véhicules.

« Ce qui semble secondaire au moment de la signature peut devenir essentiel lorsque l’entreprise change. »

Quelle flexibilité en cas de changement ?

La question de la flexibilité est particulièrement importante pour les entreprises en croissance. Une start-up peut compter dix collaborateurs aujourd’hui et plusieurs dizaines demain. Une entreprise plus établie peut, elle aussi, connaître des changements d’effectifs, de politique de mobilité ou d’organisation.

Il est donc pertinent de vérifier dès le départ comment le contrat réagit à ces évolutions. Que se passe-t-il lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise ? Est-il possible d’adapter certaines conditions ? Comment gérer une modification du kilométrage prévu ? Quelles possibilités existent lorsque les besoins de mobilité évoluent ?

Ces éléments peuvent sembler secondaires au moment de la signature, mais ils prennent toute leur importance lorsque la situation de l’entreprise change.

Ne pas oublier les options et les équipements

Le choix d’un véhicule ne s’arrête pas à la marque et au modèle. Les équipements, options et accessoires peuvent également avoir un impact sur le coût mensuel et sur les conditions du contrat.

Une entreprise doit donc déterminer quels équipements sont indispensables pour ses collaborateurs et lesquels relèvent davantage du confort ou du choix individuel. Cette distinction peut être intégrée dans la car policy, notamment lorsqu’il existe plusieurs catégories de véhicules ou différents niveaux de budget.

Une comparaison entre plusieurs offres doit par conséquent porter sur des configurations aussi proches que possible. Comparer uniquement deux mensualités sans tenir compte des véhicules, des équipements et des services inclus peut donner une image incomplète du coût réel.

Le fleet management prend le relais

Lorsque la flotte grandit, une autre question apparaît rapidement : qui va gérer tout cela au quotidien ?

Le fleet management englobe une série de tâches qui vont bien au-delà de la commande des véhicules. Suivi des contrats et des kilométrages, gestion des conducteurs, entretien, pneus, sinistres, renouvellement des véhicules, reporting ou encore application de la car policy font partie des nombreux éléments à suivre.

Pour une entreprise disposant de quelques véhicules, cette gestion peut encore être assurée en interne. À mesure que le parc s’agrandit, le volume d’informations et de tâches augmente toutefois rapidement. L’accompagnement d’un partenaire de leasing peut alors permettre de centraliser une partie de cette gestion.

Les outils digitaux jouent également un rôle croissant. Ils doivent permettre aux responsables de flotte d’accéder facilement aux informations dont ils ont besoin, tout en offrant aux conducteurs un accès simple aux services liés à leur véhicule.

Vancia Mobility Lease déploie actuellement progressivement son nouveau portail client. L’objectif est de faciliter l’accès aux informations et aux services et de proposer aux clients un outil supplémentaire pour le suivi de leur flotte.

Une présence qui dépasse les frontières

Pour les entreprises ayant des activités dans plusieurs pays, la dimension géographique peut également entrer en ligne de compte dans le choix d’un partenaire. Une gestion cohérente de la mobilité devient alors plus complexe lorsque les collaborateurs et les véhicules sont répartis sur plusieurs marchés.

Vancia Mobility Lease est également actif en France avec Vancia France. Cette présence permet au groupe d’accompagner les entreprises ayant des besoins de mobilité des deux côtés de la frontière et constitue un prolongement de son activité de gestion de flotte au-delà du marché belge.

Pour une entreprise qui réfléchit à sa stratégie de mobilité, le choix du leasing constitue donc une décision qui dépasse largement celui d’un modèle automobile. Budget, kilométrage, durée, services, flexibilité, outils digitaux et gestion de flotte doivent être envisagés ensemble. C’est en clarifiant ces différents besoins en amont qu’il devient possible de choisir une formule et un niveau d’accompagnement réellement adaptés à l’entreprise.